Ставим задачи так, чтобы их выполняли качественно и в срок

Пособие по делегированию для начинающих. Как получить от коллег то, что нужно, если привык делать все сам.

451
18.07.2023
Ставим задачи так, чтобы их выполняли качественно и в срок

Люди не умеют ставить задачи. Если бы умели, не было бы столько менеджеров, большинство из которых тоже не умеют ставить задачи, и не выходило бы столько книг про управление, от которых больше вопросов, чем ответов.

На самом деле ставить задачи очень просто! Нужно объяснить человеку 4 вещи:

01. Цель.

Что надо сделать и какой результат получить.

02. Зачем? (Релевантность).

Это надо сделать, чтобы что? Исполнителю полезно прочувствовать боль-болюшку, из-за которой задача вообще родилась. Опишите релевантность, расскажите предысторию появления задачи.

Например: за последний месяц на сайт стало поступать столько заявок, что продавцы не успевают выставлять счета — мы теряем деньги. Давай подключим онлайн-кассу, чтобы клиенты оплачивали наши чудесные товары картой прямо на сайте. Так мы не будем терять деньги, освободим продавцов от рутинной процедуры выставления счетов и дадим им возможность  общаться с клиентами, которым нужна консультация перед покупкой.

03. Критерии качества результата (Измеримость).

Как мы поймем, что вышли на результат? Важно не просто сформулировать цель (пункт 1), но и описать, как результат выглядит, кто и как им пользуется.

Например, если у вас есть блог на сайте и вы ставите задачу замутить новую статью про репу к послезавтра, то недостаточно просто сказать: «напиши статью к послезавтра». В этом случае есть все шансы, что коллега статью напишет…и все. Сохранит ее на рабочем столе или в гугл-документах. Вы зайдете в блог, а статьи нет. Схватите биту и вломитесь с криком, где статья? А он и скажет, что статья написана, просили же написать, но не просили опубликовать. С одной стороны это, конечно, жесткий тупняк и хочется сказать: «Чувак, ну это же очевидно, что ее надо было опубликовать!». С другой, если вы хотите руководить, первое, что надо запомнить раз и навсегда, — нет ничего очевидного. То, что очевидно вам, не обязано быть очевидно мне. Так что почетче описывайте параметры ожидаемого результата.

04. Дорожная карта (Достижимость).

«Нарисуйте» исполнителю маршрут. Задайте чекпоинты, которые нужно пройти по дороге к результату. Это особенно важно, когда задача многослойная и требует привлечения нескольких человек к решению.

На каждом чекпоинте мы получаем промежуточный результат — некий артефакт: ссылку, документ, картинку, комментарий и т.п.

Вернемся к нашему примеру со статьей про репу. Допустим, у вас есть в команде копирайтер, дизайнер и контент-менеджер сайта. Когда вы ставите задачу на разработку статьи, вы как руководитель уже знаете весь процесс создания материала от идеи до публикации и как распределяются роли в команде: копирайтер пишет статью, дизайнер готовит картинки, контент-менеджер публикует статью (эти все люди могут быть и одним человеком, но мы представим, что это три разных человека), поэтому очень важно прописать чекпоинты, назначить ответственных за промежуточные результаты и зафиксировать сроки.

Пример:

  1. Статья написана, утверждена / Петя Петров / 10 мая (Артефакт: ссылка на файл в Гугл документах с утвержденным текстом).

  2. Макет статьи подготовлен, все картинки сохранены в папке на Яндексе / Вася Васильев / 12 мая (Артефакт: ссылка на папку на Яндекс Диске, содержащую готовый макет статьи и папку с шаблоном).

  3. Статья опубликована на сайте / Ваня Иванов / 3 мая (Артефакт: ссылка на страницу со статьей).

Что еще важно:

  1. У задачи может быть только один ответственный за конечный результат.

  2. У задачи может быть только один постановщик (он же заказчик), который принимает результат.

  3. У задачи должен быть обозначен срок выполнения. Если нет срока, задача никогда не будет выполнена. Срок должен быть реальный, при постановке задачи запросите у исполнителя подтверждение возможности и готовности выполнить задачу без задержек.

  4. Вы должны убедиться в том, что ответственный хорошо понял задачу и представляет себе результат так же, как вы. Только после этого исполнитель может приступить к работе.

  5. Когда все готово, ответственный должен убедиться, что постановщик получил результат. Иначе, как это часто бывает в небольших командах, где задачи генерятся быстрее, чем решаются, результат может потеряться. Заказчик должен дать качественную обратную связь. Если все хорошо, то так и скажите, что все клево! Если есть косяки, укажите конкретно, где недоработка и дайте рекомендации по исправлению. Не надо сразу стрелять «ты тупой и работа твоя говно!». Я знаю, часто очень хочется именно так сказать, но это не продуктивно.

  6. Ставя задачу, мы делегируем. А если делегируем свою работу, то делегируем и свое право на ошибку. Надо быть готовым к тому, что что-то пойдет не так (почти всегда что-то идет не так) и это нормально. «Кто виноват» — плохой вопрос. Что сделать, чтобы выйти в результат сейчас и что сделать, чтобы не наступить на эти же грабли потом — вот, о чем надо думать.

  7. Если работа идет не по плану, ответственный должен сообщить об этом. Любое изменение в условиях задачи, которое влияет на качество результата или сроки, должно быть доведено до сведения руководителя и всех соисполнителей.

Команда может больше, чем один человек.

Любой, кто был исполнителем, а потом стал руководителем, знает, что поставить задачу сложнее, чем подорваться и самому все сделать. Однако этому нужно учиться, потому что команда может гораздо больше, чем один даже самый крутой человек (ты).

Сегодня управлять командами и проектами помогают разные приложения, таск-менеджеры и CRM-ки. Мы, например, пользуемся Битрикс24 — прекрасный инструмент не только для построения воронки продаж, но и для постановки и контролю задач. Горячо любим и помогаем нашим клиентам внедрять его в бизнес. Поможем и вам.

Ставьте задачи с удовольствием и делайте больше вместе.

Давайте поговорим о ваших задачах?

Возврат к списку

Другие статьи

Мы пишем статьи, чтобы вы могли не только посмотреть на то, что мы делаем, но и на то, как мы думаем.

А еще Журнал — это хороший инструмент органического продвижения в поисковиках.

< Все статьи

< Все статьи

Мы собираем «куки», чтобы сделать Пиратский сайт удобнее.
Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь с правилами.

ПОНЯТНО
Отправляем...
Пиратская гифка
Заявка отправлена!
Мы увидим ее и сразу с Вами свяжемся.
Спасибо!
МЕНЮ
Навигация по сайту
piratesite.ru
Старт Команда Журнал Контакты
Свзязаться с нами